Perustamassa uutta yritystä: muutamia huomioita taloushallinnosta

Perustamassa uutta yritystä: muutamia huomioita taloushallinnosta

Uuden yrityksen perustaminen saattaa sisältää kaiken positiivisen ja energisöivän suunnittelun lisäksi myös muutamia sellaisia seikkoja, joihin ei juuri jaksaisi sen tarkemmin paneutua; yksi näistä on usein yrityksen kirjanpito ja taloushallinnon tuhannet kiemurat.

Suomessa on tilastojen mukaan tällä hetkellä jopa 273 113 osakeyhtiötä, kun niitä vuoden vaihteessa oli 270 553 – suunta on siis kiihtyvästi ylöspäin, mikä on loistava seikka! Mikä olisikaan parempi aika perustaa yritys kuin nyt, taloudenkin viettäessä omanlaistaan kevättä. Uudenosakeyhtiön perustaminen onkin varsin yksinkertainen prosessi, mutta tuo mukanaan hallitukselle myös vastuita – kuten yrityksen taloushallinnon järjestäminen asianmukaisesti ja lain vaatimalla tavalla. On myös hyvä muistaa, että kirjanpito on paitsi lain edellyttämää, niin myös erittäin oleellinen osa yrityksen toiminnan ohjaamista ja päätöksentekoa.

Millaisia vaihtoehtoja yrityksellä taloushallinnon suhteen on?

Taloushallinnon voi joko hoitaa itse, taikka ulkoistaa tilitoimistolle. Yleensä yrityksen koon kasvaessa ja toiminnan lähtiessä käyntiin tulee ulkoistaminen nopeasti ajankohtaiseksi ja taloudellisesta kannattavaksi, jotta yrittäjä voi keskittyä myyntiin ja omimpaan osaamiseensa.  Taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että yritys siirtää taloushallintonsa valitun tilitoimiston hoidettavaksi. On hyvä ottaa huomioon, että nykypäivän tilitoimistojen ovat erottamaton osa yrityksen liiketoimintaa; tilitoimistot voivat auttaa yritystä esimerkiksi sparrauksessa, yritysostoissa ja muissa yrityksen liiketoimintaa koskevissa kysymyksissä, vaikka ne eivät tulisikaan suoraan kirjanpidon akselilta – Tiesithän, että tilitoimisto voi auttaa esimerkiksi myös yrityksen perustamisprosessissa? Tilitoimistolle kannattaa kertoa, millaista apua juuri sinun yritykseksi tarvitsee, jotta taloushallinnon ulkoistaminen on tehokasta ja juuri yrityksen tarpeisiin sopivaa.

Varsin ratkaisevaa ulkoistamisen tarpeen kannalta ajateltuna on myös se, edellytetäänkö yritykseltäsi yhden- vai kahdenkertaista kirjanpitoa.

Käytännössä yhdenkertainen kirjanpito on suhteellisen harvinainen. Se tulee kyseeseen, mikäli yrität toiminimellä ja liiketoimintasi on varsin pientä ja mahdollisesti sivutoimista – tällöin voit kokeilla kirjanpitosi hoitamista myös omatoimisesti. Yhdenkertainen kirjanpito (toisin sanoen maksuperusteinen kirjanpito) tarkoittaa sitä, että tapahtumakirjaukset tehdään rahan liikkeiden mukaisesti. Kirjanpitoon merkitään siis menot, tulot, verot, korot ja oma käyttö.

Lähes aina yritysten kirjanpito edellyttää kuitenkin kahdenkertaisuutta; muun muassa osakeyhtiöiltä edellytetään aina kahdenkertaista kirjanpitoa. Tällöin myös yrityksen kirjanpidon hoito on syytä antaa tilitoimistolle hoidettavaksi. Kahdenkertainen, eli toiselta nimeltään suoriteperusteinen kirjanpito tarkoittaa sitä, että liiketapahtumista kirjataan sekä rahan käyttö että rahan lähde. Kirjaukset tehdään siis vähintään kahdelle tilille siten, että niistä on hahmotettavissa rahan liikkumisen syy ja alkuperäinen lähde, sekä käytetyt kirjanpitotilit. Prosessi vaatii enemmän aikaa ja on huomattavasti yhdenkertaista kirjanpitoa mutkikkaampaa, mutta tuottaa samalla paljon enemmän informaatiota yrityksen taloudellisesta tilanteesta.

Perinteinen vai sähköinen kirjanpito?

Mikäli yritys pyrkii kasvamaan tulevaisuudessa, on hyvä aloittaa jo alkujaankin kirjanpidon teko sähköisessä muodossa. Paperinen aloitus ja siitä siirtyminen sähköiseen kirjapitoon myöhemmin ei ole ajallisesti taikka taloudellisesti kannattava vaihtoehto, vaan aloittamista suoraan sähköisessä taloushallinnossa suositellaan.

Sähköisen kirjanpidon puolesta puhuvat nykyisen, varsin hektisenkin toimintaympäristön asettamat vaatimukset. Sähköisyys takaa sen, että yrityksen tiedot ovat ketterästi samassa järjestelmässä ja ennen kaikkea varmistaa sen, että tietoa voidaan saada ja hyödyntää reaaliaikaisesti. Sähköinen järjestelmä tuottaa tarvittavaa tietoa nopeammin, tehokkaammin, kattavammin ja tarkemmin kuin perinteinen menetelmä. Sähköinen järjestelmä myös tuo liikkuvuutta ja vapautta; tieto ei ole sidoksissa aikaan eikä paikkaan, vaan tarvittavan informaation voi tarkistaa koska tahansa ja missä tahansa. Myös tiedon säilyttäminen on varmaa, helppoa ja turvallista – sähköisen järjestelmän kanssa ei tarvitse murehtia kuittien haalistumista ja hukkumista, kun kaikki tarvittava ja oleellinen informaatio on järjestelmässä.

Miksi siis taloushallinto olisi syytä ulkoistaa?

Ensimmäinen olennainen syy on se, että ulkoistaminen säästää suuren määrän etenkin yrityksen alkuvaiheilla varsin kallisarvoista aikaa. Näin yrittäjä itse ehtii keskittyä siihen, minkä parhaiten osaa – myyntiin, oman alansa tuntemukseen ja asiakkaiden hankkimiseen sekä sitouttamiseen. Vaikka oma ajankäyttö ei näykään suoraan kulueränä tuloslaskemassa, niin on sille kuitenkin hyvä laskea hinta ja todellinen vaihtoehtoiskustannus – täytyy muistaa, että kaikki se aika, mikä yrittäjältä uppoaa paperitöihin, on pois elintärkeästä asiakashankinnasta ja myynnistä.

Toinen syy puolestaan on turvallisuus ja varmuus. Kun ammattilainen hoitaa yrityksen taloushallinnon tulee se varmimmin, tehokkaimmin ja nopeimmin hoidettua kerralla kuntoon - oikein. Mikäli haluat tietää lisää tai sinulla on juuri omaa tilannettasi koskien kysymys - vaikka uuden yrityksen perustamisesta -, niin olehan meihin yhteydessä! Yhteyden saat esimerkiksi puhelimitse 0400 485 969 taikka sähköpostilla, tilitoimisto@eliko.fi / elina.witt@eliko.fi.

Posted in Ajankohtaista, Laskutus, Tilitoimisto, Verotus, Yleinen and tagged , , , .