Vierasblogi: Perinnän ja maksuvalvonnan merkitys erityisesti pienille yrityksille

Vierasblogi: Perinnän ja maksuvalvonnan merkitys erityisesti pienille yrityksille

Ajanpuute. Sen me Perintäritarissa olemme kuulleet suurimpana syynä maksuvalvonnan laiminlyömiselle. Pienten yritysten arki kuluu pitkälti ydintoiminnan pyörittämisessä ja käytettävissä oleva aika tulee priorisoida. Myyntiä tehdään mielellään, mutta valitettavasti jopa laskutus viivästyy kiireen keskellä. Miten pienet yritykset onnistuvat sisällyttämään laskutuksen ja maksuvalvonnan tehokkaimmin arkeensa?

Säännöllisyys ja selkeä prosessi

Laskuja ei tarvitse lähettää päivittäin. Ei edes joka toinen päivä. Tärkeintä on tehdä se kuitenkin säännöllisesti. “Laskutan, kun on aikaa” -periaate alkaa vuotamaan viimeistään maksuvalvonnan osalta, kun kiireet tulevat kuvioihin. Mikäli laskutuksesta haluaa tehdä itselleen mahdollisimman helppoa, kannattaa kalenteriin merkitä 1-3 päivää viikosta (esimerkiksi aamun ensimmäisenä tehtävänä), jolloin laskuttaa tehdyt työt ja samalla käy läpi maksamattomat laskut, joista laittaa muistutukset. Me muistutamme Twitterissä joka maanantai laskuttamisesta ja muistuttamisesta, jotta seuraajamme muistaisivat laskutuksen säännöllisyyden.

Kun laskutuksesta tulee rutiini, sitä ei koeta välttämättömänä pahana, vaan siitä muodostuu selkeä prosessi. Prosessi kannattaa kuvata myös maksuvalvonnan suhteen: 2-5pv eräpäivästä muistutus asiakkaille laskun erääntymisestä ja mahdollinen puhelu vielä tarvittaessa päälle. Mikäli asiakas ei reagoi tai selvennä miten laskusta tulee suoriutumaan, on perintätoimiston hyödyntäminen tässä vaiheessa järkevää. Sen myötä pystyt optimoimaan oman aikasi tehokkaammin tuottavaan ydinliiketoimintaan. Voit varmistaa tyylikkyytesi kertomalla asiakkaille viimeistään muistutuskirjeessä tulevat toimenpiteet, mikäli maksusta ei ajoissa suoriuduta.

Lupaan, että asiakkaasi maksavat täsmällisemmin ja luottotappioiden määrä pienenee, kun teet toiminnastasi säännöllisen prosessin. Tämä on testattu ja omat työmme ovat merkittävästi vähentyneet ohjeistuksemme myötä. Koemme sen positiivisena ongelmana!

Oman tilitoimiston hyödyntäminen

Yrittäjän ei missään nimessä tule tehdä itse jokaista työtehtävää. On alusta asti tärkeää, että yrittäjä keskittyy liiketoiminnassaan ydintekemiseensä ja pyrkii mahdollisuuksien mukaan ulkoistamaan muita työtehtäviä. Ensimmäinen ulkoistaminen on tilitoimisto, sillä he tulevat olemaan yrittäjien oikea käsi. Kirjapidon merkityksestä kertoo se, että sitä pidetään yritykselle monesti jopa tärkeämpänä kuin itse yrittäjää. Kirjanpito on lakisääteinen, ja hyvääkin tulosta tekevä yritys voi mennä nurin, jos kirjanpito-osaaminen ontuu. Sen vuoksi on myös tärkeää varmistua kirjanpitäjän ammattitaidoista.

Tilitoimistot pyörittävät päivittäin laskuihin liittyviä asiakirjoja ja heillä on takuulla tuorein mahdollinen tieto aiheesta. He ohjaavat tänä päivänä yrityksiä lähtökohtaisesti sähköisen taloushallinnon käyttöön ja syy on selvä: se säästää yrittäjän aikaa ja sen myötä myös rahaa. Sähköiset ohjelmistot helpottavat yrityksiä laskujen seurannassa ja maksuvalvonnassa.

Useat tilitoimistot tarjoavat myös palveluna laskutuksen ulkoistamista. Erityisesti siinä vaiheessa, kun ydintekemiseen kuluu entistä enemmän aikaa, on fiksua miettiä mahdollisimman monen tukitoiminnon ulkoistamista sen sijaan, että palkkaisi vielä henkilöstöä. Tilitoimistojen kanssa on hyvä suunnitella koko laskutusprosessi aina perintätoimiin saakka. Usein tilitoimistoilta löytyy kumppaniverkostostaan potentiaalisia perintätoimistoja, jotka kannattaa vertailla siten, että sen toiminta tukee omaa liiketoimintaasi. Perintä on palveluliiketoimintaa ja toimintatavoissa on sen myötä varsin paljon eroavaisuuksia.

Perinnän voi tehdä itse tai kumppanin avulla

Jokainen yritys voi tehdä saatavien perinnän myös itse. Kyse on vain siitä, että onko sinulla itselläsi siihen aikaa ja ammattitaitoa. Tietyt lainsäädökset tulee tottakai tuntea. Mikäli yritys haluaa keskittyä täysin kasvattamaan omaa liiketoimintaansa, hän ulkoistaa mahdollisimman paljon tukitoimintoja. Kumppaniverkoston rakentaminen on tätä päivää ja se kasvattaa myös myyntiäsi. Ainakin me yrittäjävetoiset toimijat suosittelemme herkästi toisia yrittäjiä, kun mahdollisuus tulee.

Myynti on maalissa vasta, kun raha näkyy tilillä

On hyvä muistaa, että sopimusten allekirjoittamiset ja toimitetut tuotteet eivät vielä näy kassassa. Myynti on maalissa vasta, kun asiakas on suorittanut maksun. Kun tämän ajatuksen sisäistää, yritykset alkavat miettimään vaihtoehtoisia maksutapoja luottokaupalle. Käteiskaupalla raha liikkuu välittömästi ja etumaksulla pystyt huolehtimaan tarjoamasi tuotteen kuluistakin jo etukäteen.

On tärkeää ymmärtää, että loppukädessä tunnollisesti maksavat asiakkaat kuittaavat heikosti maksavien asiakkaiden laskut. Yleisesti se näkyy tulevaisuudessa korkeampina myyntihintoina. Toisaalta luottotappioiden kuittaamiseksi pitää uuden myyntiä kasvattaa aina merkittävästi: mikäli tuotteellasi on 10% kate, joudut myymään 10kpl lisää tuotteita kuitataksesi luottotappion. Toimiva luottostrategia ennaltaehkäisee kestävästi luottotappioita.

Osa tätä luottostrategiaa olemme me perintätoimistot. Haluamme tarjota apuamme ennen kuin asiakkaiden maksuviiveet ovat osana liiketoimintaa. Kassavirtaa pystytään nopeuttamaan ja asiakkaita pystytään palvelemaan täsmällisemmin ja laadukkaammin pienillä muutoksilla. Ei kannata neuvottelematta suostua toimituksissa 30pv maksuaikoihin, mikäli omat laskut pitää maksaa 14pv maksuajoilla, sillä sen herkemmin sinulle itsellesi tulee kassavajetta ja oma maksamisesi viivästyy. Jos taas et säännöllisesti muistuta ja peri jo erääntyneitä saatavia, on laskusi helposti asiakkaidesi laskupinon pohjimmaisena. Joustavuus on hyvästä, mutta sillekin on asetettava selkeät raamit. Ne raamit olisi hyvä määrittää ennen seuraavan laskun lähettämistä.

Aurinkoista ja kaupallista kesää,
Juha Järvinen
Perintäritari Oy, yrittäjä
puh. 0440 172424
email. juha@perintaritari.com