Käsite auki – Sähköinen taloushallinto

Käsite auki – Sähköinen taloushallinto

Taloushallinnon sanakirjasta löytyy lukemattomia käsitteitä, mutta yksi paljon toistettu on sähköinen taloushallinto – vaan mitä se todellisuudessa on? Tässä blogitekstissämme avaamme käsitettä ja käymme läpi, mitä se konkreettisesti tarkoittaa.

Sähköinen taloushallinto” pitää usein puhekielen tasolla sisällään sekä aidosti täysin sähköisen kirjanpidon, että myös osittain sähköisen kirjanpidon.

Aidosti täysin sähköinen kirjanpito tarkoittaa kaikkien prosessien sähköisyyttä: myyntilaskut luodaan suoraan järjestelmässä, josta ne lähetetään eteenpäin sähköisesti verkkolaskuina, ja tieto myyntilaskuista siirtyy järjestelmässä suoraan kirjanpitoon. Manuaalisia vaiheita ei tarvita. Samoin myös ostolaskujen suhteen: ostolaskut vastaanotetaan suoraan verkkolaskuina tähän samaan järjestelmään, ja sieltä ne siirtyvät samalla lailla suoraan kirjanpitoon ilman manuaalista työtä. Lisäksi myös esimerkiksi tiliotteet noudetaan suoraan pankista samaan järjestelmään. Prosessikokonaisuutena tämä on hyvin paljon aikaa säästävä verrattaessa esimerkiksi paperiseen kirjanpitoon.

Osittain sähköinen kirjanpito puolestaan tarkoittaa käytännössä sitä, että esimerkiksi asiakkaan paperilla oleva tositeaineisto skannataan ja lähetetään tilitoimistoon sähköisesti, tai vaihtoehtoisesti tilitoimisto skannaa tositeaineiston sähköiseen muotoon. Todellisuudessa tämä kuitenkaan ei ole vielä sähköistä kirjanpitoa, sillä tällaiseen prosessiin kuuluu useita manuaalisia vaiheita, ja nämä vievät käytännössä yhtä paljon aikaa kuin täysin paperinen kirjanpito.  Tällaisessa tapauksessa tiedon siirtyvyys ei ole automaattista. Toisaalta eduiksi suhteessa paperiseen aineistoon voidaan lukea tositeaineiston säilytettävyys ja säilyvyys – paperinen aineisto on tilaa vievä ja ajan kulumiselle altis, kun taas sähköiseen muotoon saatettu aineisto on aina helposti löydettävissä, eikä vie tilaa niin kirjanpitäjältä kuin yrittäjältäkään.

Käytännössä siirryttäessä pois paperisesta kirjanpidosta olisi järkevää – myös pienten yritysten kohdalla – siirtyä suoraan täysin sähköiseen taloushallintoon. Sähköisessä taloushallinnossa ajallinen säästö ja sitä myöden myös kokonaiskustannussäästöt ovat suurimmat. Sähköiset taloushallinnon ohjelmistot myös usein tarjoavat yrittäjälle erittäin arvokasta ja oleellista tietoa yrityksen nykytilasta, kassavirtaennusteista ja yritykselle tärkeistä talouden tunnusluvuista. Nykymaailman alati muuttuvassa ja vauhdikkaassa toimintaympäristössä taloushallinto on parhaimmillaan ja aidoimmillaan silloin, kun se kykenee antamaan relevanttia tietoa nopeasti ja vaivatta yrityksen talouden sen hetkisestä tilanteesta. Näin taloushallinto saadaan integroitua myös osaksi jatkuvaa päätöksentekoa – ollaan koko ajan  kartalla siitä, miten päätökset yrityksen taloudelliseen tilanteeseen vaikuttavat, ja taloudellista tilannetta pystytään myös ennakoimaan. Sähköisen taloushallinnon ohjelmista kannattaa rohkeasti kysyä omalta tilitoimistoltasi – niihin on täysin mahdollista usein hankkia esimerkiksi koetunnukset, jolla ohjelmaa pääsee ennen käyttöönottoa testaamaan.

Mikäli haluat tietää lisää tai sinulla on juuri omaa tilannettasi koskien kysymys – koskien vaikka jotain mielessäsi olevaa taloushallinnon ohjelmistoa -, niin olehan meihin yhteydessä! Yhteyden saat esimerkiksi puhelimitse 0400 485 969 taikka sähköpostilla, tilitoimisto@eliko.fi / elina.witt@eliko.fi.

Posted in Palkanlaskenta, taloushallinto, Tilitoimisto, tunnusluvut, Yleinen and tagged , , .