Usein kysyttyä tulorekisteriä koskien – olennaiset asia palkkahallinnosta

 

Usein kysyttyä tulorekisteriä koskien – olennaiset asiat koskien palkkahallintoa

Kansallinen tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019. Käyttöönotto aiheuttaa useita eri muutoksia erityisesti palkanlaskennan vaiheisiin ja menetelmiin. Olettehan te jo varautuneet ja tehneet tarvittavat toimenpiteet? Tulorekisteri ja Suomi.fi – valtuudet koskettavat jokaista liiketoimijaa jollain tasolla – kokosimme tähän muutaman usein kysytyn, olennaisen kysymyksen, joten vilkaisehan läpi!

Ihan ensimmäisenä – kuinka työnantaja hyötyy tulorekisteristä?

Hyöty on ennen kaikkea ajallinen. Tulorekisteri korvaa palkkojen vuosi-ilmoitukset ja samoja tietoja ei tarvitse ilmoittaa moneen kertaan useaan eri paikkaan.

Tuleeko kaikkia palkkoja koskeva (kirjattu) tieto ilmoittaa 5 päivän kuluessa maksusta?

Kyllä. Tässä on olennaista huomioida myös se, että kyseessä on 5 kalenteripäivää, ei arkipäivää. Tästä on olemassa muutama erityispoikkeus, mutta tämä sääntö on hyvä muistaa ja pitää sitä pohjasääntönä, jotta vältytään myöhästymismaksuilta.

Viiden päivän sääntöön liittyen – miten palkkaennakoiden kanssa toimitaan?

Nykyään on mahdollista maksaa niin sanottuja nettomääräisiä kassastamaksuja, joista vähennykset tehdään seuraavan palkanmaksun yhteydessä. Olennaista on huomioida, ettei tämä enää tulorekisterin käyttöönoton jälkeen ole mahdollista, johtuen juuri 5 päivän ilmoitusvaatimuksesta. Jos kassastamaksujen kaltaisia siirtoja halutaan tulevaisuudessa tehdä, tulee nämä tehdä normaalina ylimääräisenä palkka-ajona ja ylimääräisenä tulorekisteri-ilmoituksena. Myös palkkaennakoista on tehtävä ylimääräinen tulorekisteri-ilmoitus.

Miten toimitaan matkalaskujen, kilometrikorvausten ja päivärahojen kanssa?

Myös näistä on tehtävä tulorekisteri-ilmoitus. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli pyritään vain yhteen tulorekisteri-ilmoitukseen per kuukausi, tulee nämä kaikki maksaa palkanmaksun yhteydessä. Muussa tapauksessa näistä on muodostettava ylimääräinen tulorekisteri-ilmoitus per maksatus.

Mitä valtuutuksia tulorekisteriä varten tarvitaan?

Tulorekisteriä varten tarvitaan tiettyjä valtuuksia, sillä kaikissa tapauksissa tekninen rajapinta ei välitä tarvittavia tietoja, jolloin ilmoittamisessa tulee käyttää sähköistä asiointipalvelua. Tämä tarkoittaa siis vanhaa tuttua KATSO –tunnistetta ja uutta SUOMI.FI –palvelua.

Nyt olennaista on huomata, että tilitoimistolla, joka hoitaa asiakkaan palkanmaksua, täytyy olla asiakkaan myöntämät valtuudet käyttää näitä asiointipalveluita. Tarvittavat valtuudet tulorekisteriä varten ovat 1) Palkkatietojen ilmoittaminen ja 2) Palkkatietojen katselu.

Huomaathan, että mitkään vanhat valtuudet, esimerkiksi aikoinaan annetut KATSO- tunnisteet koskien veroasiointia, eivät ole käytössä tulorekisterissä.

Mitä ”Palkkatietojen ilmoittaminen” – valtuutus tarkoittaa ja mitä sillä voi tehdä?

Tällä valtuudella voi valtuuttajan puolesta palkkatietoihin liittyen tehdä seuraavat toimenpiteet:

  • ylläpitää valtuuttajan perustietoja ja palkkatietoilmoituksia
  • toimittaa valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia
  • tilata valtuuttajaa koskevia raportteja
  • lähettää viestejä

Mitä ”Palkkatietojen katselu” – valtuutus tarkoittaa ja mitä sillä voi tehdä?

Tällä valtuudella voi katsella palkkatietoihin liittyen:

  • valtuuttajan perustietoja
  • valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia
  • valtuuttajaa koskevia raportteja
  • valtuuttajan lähettämiä ja saamia viestejä
  • valtuuttajan arkistoituja asiakirjoja.

Siirtyvätkö Katso-valtuudet automaattisesti?

Eivät. Mitkään vanhat valtuudet, esimerkiksi aikoinaan annetut KATSO- tunnisteet koskien veroasiointia, eivät ole käytössä tulorekisterissä, eivätkä valtuudet eivät siirry automaattisesti. Valtuutukset tulorekisteriin pitää tehdä syksyn ja talven 2018 (ennen vuodenvaihdetta 2019) aikana palvelussa Suomi.fi-valtuudet ja erityisryhmien (kuten esimerkiksi yhdistykset) osalta Katso-palvelussa. Katso-palvelussa tulee siis antaa uudet roolit, 1) Palkkatietojen ilmoittaminen ja 2) Palkkatietojen katselu (nämä ovat samat, kuin vaaditut suomi.fi – valtuudet).

Pitääkö kaikkien asiakkaiden Katso-valtuutukset uusia? Pitääkö tilitoimiston pyytää yrityksiltä valtuudet (uudelleen), jos on jo Katso-valtuudet?

Tulorekisteri on uusi palvelu eivätkä mitkään vanhat valtuudet ole käytössä tulorekisterissä. Tulorekisterin käyttöön tarvitaan siis todella kokonaisuutenaan uudet valtuudet.

Onko käytössä siirtymäaika, jolloin vanha ja uusi toimivat päällekkäin?

Katso-palvelu loppuu vuoden 2019 kuluessa. Siihen asti on mahdollista, että molemmat valtuutukset ovat voimassa päällekäin näissä palveluissa, sillä eri tahot siirtyvät käyttämään Suomi.fi –valtuuksia eri aikaan. Huomaathan, että siirtymäajasta huolimatta tulorekisteri on täysin uusi palvelu. Vaikka jatkaisitkin siis Katso-tunnisteiden käyttöä vielä vuoden 2019 (siirtymäaika), niin ennen 1.1.2019 on myös Katso-palvelussa annettava uudet valtuutukset.

Mitä meidän tarvitsee Elikon asiakkaina tehdä koskien tulorekisteriä?

Olemme pyytäneet Suomi.fi – palvelun kautta kaikilta asiakkailtamme tarvittavia valtuutuksia. Nämä tulee asiakkaan omilla pankkitunnuksillaan vahvistaa. Ohjeet tähän löytyvät tiedotteestamme, sekä verohallinnon sivuilta osoitteesta https://www.vero.fi/tietoa-verohallinnosta/yhteystiedot-ja-asiointi/asioi-verkossa/valtuuttaminen/suomi.fi-valtuuspyynnon-hyvaksyminen/ (verohallinto). Ohjeet ovat kuvalliset. Tämä toimenpide hoitaa asiat kuntoon kerralla – olemme liittäneet pyyntöön myös valtuudet koskien veroasioiden ilmoittamista, ja kun nämä valtuudet vahvistaa, niin valtuusasiat ovat kokonaisuudessaan kunnossa jo ajatellen myös vuotta 2019 ja Katso-tunnisteiden poistumista.

Yhdistysten, joille maksamme palkan, tulee puolestaan tulee antaa meille vaaditut Katso-valtuudet Katso-palvelussa. Nämä olivat mainitut 1) Palkkatietojen ilmoittaminen ja 2) Palkkatietojen katselu. Tämä on tehtävä ennen vuodenvaihdetta 2019.

Me autamme koskien näitä uudistuksia! Mikäli haluat tietää lisää tai sinulla on omaa tilannettasi koskien kysymys esimerkiksi valtuutuksista, niin olehan meihin yhteydessä! Yhteyden saat esimerkiksi valtuusasioissa ensisijaisesti sähköpostilla, osoitteesta tilitoimisto@eliko.fi!

Lähde: Verohallinto

Posted in Ajankohtaista, Laskutus, Palkanlaskenta, taloushallinto, Tilitoimisto, Tulorekisteri, tunnusluvut, Yleinen and tagged .