Mitä kannattaa ottaa huomioon tilitoimistoa valitessa?

Mitä kannattaa ottaa huomioon tilitoimistoa valitessa?

Tässäpä pulma, ja usein varsin haastava sellainen! Listasimmekin muutaman pääkohdan koskien tilitoimiston valintaa ja huomioitavia seikkoja – näitä voi omien henkilökohtaisten mieltymysten rinnalla pitää eräänlaisena selkärankana.
Ensimmäiseksi nostamme esiin tilitoimiston kyvyn hoitaa taloushallinto sähköisesti. Tämä siksi, että tilitoimistoympäristö ja ala kokonaisuutena digitalisoituu valtavaa vauhtia; tilitoimiston tulee pystyä vastaamaan niihin vaatimuksiin, joita digitalisaatio tulee esittämään. Taloushallinnon sähköistäminen on aina huomattavasti edullisempi vaihtoehto suhteessa paperikirjanpitoon, ja tulevaisuudessa tämä ero tulee korostumaan entistä selvemmin.
Sähköisten mahdollisuuksien lisäksi on hyvä varmistaa, että tilitoimistolla on käytössään juuri itselle sopivia ratkaisuja – esimerkiksi sähköisten mahdollisuuksien räätälöinti ja kohdistaminen yksityisyrittäjälle hälle sopivien ohjelmien tai eri kokoisten ohjelmaversioiden muodossa. Kylliksi ei voi painottaa sitä, että niin isolle toimistolle kuin yksinyrittäjällekin on erittäin oleellista kyetä reaaliaikaisesti ymmärtämään omaa liiketoimintaa, ja tämä ymmärrys saavutetaan yhteistyössä tilitoimiston kanssa. Erilaiset talouden tunnusluvut, datagrafiikat ja esimerkiksi oma budjetti ovat välttämättömiä työkaluja sujuvaan talouden ymmärtämiseen – varmista siis, että tilitoimistollasi on mahdollisuus saattaa nämä työkalut esimerkiksi taloushallinnon ohjelman muodossa saatavillesi ja avustaa niiden käytössä!
Toinen olennainen seikka on varsin klassinen – yhteistyön sujuvuus. Kirjanpitäjää ei suotta sanota yrittäjän kenties tärkeimmäksi kumppaniksi. Parhaimmillaan yrittäjän ja kirjanpitäjän välinen työskentelysuhde voi olla hyvinkin tiivis – kirjanpitäjä on mukana ja neuvoo aktiivisesti talousasioissa ja yrityksen kehittämisessä. Luottamus niin suuntaan kuin toiseenkin on tämän kohdan olennainen elementti – asiakkaan tulee voida varauksetta luottaa kirjanpitäjän ammattitaitoon, ja niin ikään kirjanpitäjän tulee voida luottaa asiakkaan rehellisyyteen ja asianmukaiseen toimintaan. Kun luottamus ja kommunikointi molempiin suuntiin on kunnossa, niin liiketoiminta sujuu jouhevasti, kirjanpitoseikat eivät vie yrittäjän aikaa itse yritystoiminnalta ja mielenrauha talousasioita kohtaan pysyy vakaana.
Näin ollen onkin hyvä pyytää mahdollisuuksien mukaan tuleva kirjanpitäjä tapaamiseen jo ennen varsinaista asiakkuussuhteen alkua. On myös hyvä ottaa selvää kirjanpitäjän muista asiakkuuksista – sillä mitä enemmän hällä esimerkiksi on asiakkainaan pienyrittäjiä, sitä paremmin hän pienyrittäjien ongelmat ja polttavat kysymykset tuntee. Näiden lisäksi on hyvä kiinnittää huomiota ja mahdollisesti jopa suoraan tiedustella kohtaavatko kommunikointitavat kirjanpitäjän kanssa – osa hoitaa asiat nopean vaivattomasti sähköpostitse, kun taas osa asiakkaista toivoo henkilökohtaisia tapaamisia. Olennaista on, että kommunikointitapa on molemmille sujuva ja mieleinen.
Viimeinen esillenostomme on tilitoimiston varajärjestelmä. Tällä tarkoitetaan sitä, että tilitoimisto kykenee vaivattomasti, sujuvasti ja ennen kaikkea nopeasti järjestämään tuuraavan henkilön, mikäli oma kirjanpitäjä on jostain syystä yllättävästi estynyt. Näin ollen on hyvä varmistaa, että tilitoimistolla on käytössään sellaiset järjestelmät, että asiakkuus voidaan tilapäisesti hoitaa joustavasti myös toisen henkilön toimesta.
Uuden tilitoimiston kanssa tulee allekirjoittaa palvelusopimus ja käydä läpi yhteiset toimintatavat koko taloushallinnon osalta. Olennaista on huomioida muun muassa aikataulutus tarvittavien tositteiden, matkalaskujen, palkkatietojen ja muiden kulujen suhteen, jotta kirjanpito voidaan varmasti suorittaa ajallaan. On hyvä myös tarkasti sopia itse kunkin roolit esimerkiksi siinä tilanteessa, kun kirjanpito hoidetaan tilitoimistosta, mutta reskontran hoitaa yrittäjä itse – nämä roolit on hyvä kirjata myös ihan palvelusopimukseen selvyyden vuoksi. Näiden lisäksi on hyvä tarkistaa, että palvelusopimus erittelee taloushallinnon kulut selkeällä tavalla, sillä näin vältytään yllättävien kulujen ilmaantumiselta.
Mikäli haluat tietää lisää tai sinulla on juuri omaa tilannettasi koskien kysymys – koskien vaikka jotain mielessäsi olevaa taloushallinnon ohjelmistoa tai tilitoimiston tarjoamia mahdollisuuksia -, niin olehan meihin yhteydessä! Yhteyden saat esimerkiksi puhelimitse 0400 485 969 taikka sähköpostilla, tilitoimisto@eliko.fi / elina.witt@eliko.fi.
Posted in Ajankohtaista, taloushallinto, Tilitoimisto, tunnusluvut, Yleinen and tagged , .