Tilitoimiston vaihtaminen

Tilitoimistopalveluiden ostaminen ei ole aina helppoa. Ihanteellisessa tilanteessa olet löytänyt kirjanpitäjän, jonka kanssa henkilökemiat kohtaa, asiointi on helppoa, saat tarvittavat palvelut, avun ja neuvot nopeasti ja oma-aloitteisesti, työ on lähes virheetöntä ja sinulla on kaikin puolin levollinen mieli, koska yrityksesi talous on hyvissä käsissä.

Aina ei päästä ihanteelliseen tilanteeseen tai hyvässäkin tilanteessa voi tulla hetkellisiä notkahduksia. Ruoho alkaa näyttämään vihreämmältä aidan toisella puolella ja huomaat näkeväsi tilitoimistojen mainoksia ympärilläsi. Olet alkanut harkitsemaan tilitoimiston vaihtamista. Mutta aiheutuuko siitä sinulle valtavasti työtä?

Vastaus on, että tilitoimiston vaihtaminen voi koitua työlääksi ja kalliiksi projektiksi, eikä siihen kannata ryhtyä hetken mielijohteesta. Tilitoimiston vaihtamisen helppouteen vaikuttaa moni asia, jotka täytyy ottaa huomioon ennen vaihtamispäätöksen tekemistä. Näiden vinkkien avulla voit punnita, onko sinun kannattavaa aloittaa tilitoimiston vaihtamisprosessi.

1. Keskustele asiasta nykyisen tilitoimistosi kanssa

Minkä takia haluat vaihtaa tilitoimistosi? Onko syynä heikentynyt palvelun laatu, kemioiden kohtaaminen oman kirjanpitäjäsi kanssa, kohonneet kustannukset ilman laadun parantumista vai jokin muu?

Ensimmäinen askel on keskustella tyytymättömyydestäsi nykyisen tilitoimistosi kanssa. Tilitoimistosi voi haluta vielä korjata asian, jolloin ongelmat voivat korjaantua ilman tilitoimiston vaihtamista. Jos ongelmana on kemioiden kohtaaminen nykyisen kirjanpitäjän kanssa, voit kysyä kirjanpitäjän vaihtoa myös saman tilitoimiston sisällä.

Tilitoimiston vaihtaminen on hyvä idea silloin, kun tilitoimisto ei pysty pyynnöistäsi huolimatta korjaamaan palvelunsa laatua. Saat jatkuvasti verottajalta muistutuksia, vaikka olet itse hoitanut kirjanpidolliset tehtäväsi säntillisesti.

2. Itsereflektointi

Jos asiat ovat menneet huonosti nykyisen tilitoimistosi kanssa, on aika pohtia myös omia toimintamallejasi, jotta jatkossa yhteistyö tilitoimiston kanssa voisi toimia paremmin. Oletko tehnyt parhaasi, jotta kirjanpitäjäsi voi tehdä parhaansa?

Oletko reagoinut kirjanpitäjän aineistopyyntöihin viipymättä, vai onko kirjanpitäjäsi joutunut pyytämään niitä sinulta useampaan kertaan? Aineistopyynnöt ovat yleensä lisäselvityksiä, kuten tositteisiin liittyviä lisäselvityksiä. Niitä ei pyydetä kiusallaan, vaan ne oikeasti tarvitaan – mitä pikemmin, sitä parempi. Varmista, että toimittamasi aineistot liittyvät liiketoimintaasi. Hyvä toimintatapa on toimittaa suurempi määrä aineistoa yhdellä kertaa, kuin yksi tosite silloin ja toinen tällöin. Se helpottaa kirjanpitäjäsi työtä.

3. Haluatko vaihtaa myös taloushallintojärjestelmän?

Oletko ollut tyytyväinen nykyiseen taloushallintojärjestelmään vai haluatko vaihtaa samalla myös järjestelmää? Mikäli nykyinen taloushallintojärjestelmä on riittävä, kannattaa valita tilitoimisto, joka käyttää samaa järjestelmää.

Samassa järjestelmässä pysyminen helpottaa tilitoimiston vaihtamista, kun kirjanpitosi on järjestelmässä jo valmiina. Jos kirjanpitosi on tehty oikein ja se on ajantasalla, tilitoimiston vaihtaminen voi tarkoittaa lähinnä valtuuksien vaihtamista vanhalta kirjanpitäjältä uudelle kirjanpitäjälle.

Jos järjestelmä vaihtuu, tilitoimiston vaihtaminen on suurempi prosessi, kun vanhan järjestelmän tiedot on vietävä uuteen järjestelmään. Pahimmassa tapauksessa kirjanpidossa on virheitä, jolloin selvitystyö vie aikaa – ja jonka asiakas maksaa. Selvitystyöstä on tehtävä sopimus, onko asioiden selvittäminen uuden vai vanhan kirjanpitäjän vastuulla. Sinun on varattava aikaa myös uuden järjestelmän opiskeluun.

4. Uuden tilitoimiston valinta

Valitse uusi tilitoimistosi huolella. Vältä äkillisiä päätöksiä, sillä nopeat päätökset voivat kostautua. Vertaile tarkasti vaihtoehtoja ja tutustu potentiaaliseen uuteen tilitoimistoon kunnolla ennen lopullisen valinnan tekemistä. Tarkista myös nykyisen tilitoimiston palvelusopimuksesta irtisanomisaika ja huomioi tämä vaihdon ajoittamisessa.

Älä ota halvinta tai ensimmäistä vastaantulevaa. Osaavan kirjanpitäjän neuvot ovat yritykselle kullanarvoisia ja niillä on vaikutusta myös sinun henkilökohtaiseen talouteen – tämä ei siis ole oikea paikka suunnistaa hintalappu edellä. Valitse sinulle sopiva tilitoimisto, josta saat hyvää palvelua ja ymmärrettäviä vastauksia.

Yleensä tilitoimiston vaihtoon liittyy se, että odotukset tilitoimiston tuottamasta palvelusta eivät täsmänneet todellisuuden kanssa. Kerro uudelle tilitoimistolle rehellisesti omista odotuksistasi. Mikäli edellinen tilitoimisto suoriutui puutteellisesti tietyllä osa-alueella, kannattaa asia tuoda esille tärkeänä edellytyksenä yhteistyön toimivuuden kannalta.

Lue myös blogikirjoituksemme: Mitä kannattaa ottaa huomioon tilitoimistoa valitessa?

5. Vaihdon ajoittaminen

Vaikka tilitoimiston vaihtaminen on mahdollista koska tahansa, ajoituksella on vaikutusta vaihtamisen helppouteen ja samalla sen kustannuksiin. Edullisin ja mutkattomin tapa on vaihtaa tilitoimistoa tilikauden vaihteessa niin, että vanha kirjanpitäjäsi tekee tilinpäätöksen edellisestä kaudesta ja uusi kirjanpitäjä aloittaa puhtaalta tilikaudelta.

Nopeasti valmistuva tilinpäätös helpottaa sekä uuden että vanhan tilitoimiston arkea. Uusi kumppani pääsee varmistamaan, että kaikki viennit ovat kunnossa ja asiat rullaavat sujuvasti eteenpäin.

Jos päädyt kuitenkin vaihtamaan tilitoimistoa kesken tilikauden, vaihdon yhteydessä on sovittava tarkasti vastuut ja velvollisuudet. Yleensä edellinen kirjanpitäjä hoitaa ilmoitukset siltä ajanjaksolta, jolta hän on tehnyt kirjanpidon. Edellinen kirjanpitäjä tekee myös välitilinpäätöksen kesken olevasta tilikaudesta.

6. Tilitoimiston vaihtoon liittyvät sopimukset ja valtuutukset

Uuden palvelusopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä saat uudelta tilitoimistoltasi tarkemmat tiedot siitä, miten ja missä aikataulussa vaihto tulee tapahtumaan. Vaihdon aikana uusi tilitoimistosi valmistelee taustalla kirjanpitojärjestelmät kuntoon, vieden sinne historiatiedot (mikäli järjestelmä vaihtuu), yhteydet pankkiin ja huolehtii, että sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet järjestelmään. Sinulle tulee sähköpostiin hyväksyttäväksi suomi.fi -valtuudet uudelta tilitoimistoltasi.

Tilitoimiston vaihtamista ei voi suorittaa ilman kaikkien osapuolten toimivaa kommunikaatiota. On pidettävä huoli siitä, että kommunikaatio toimii joka suuntaan. Vaikka yksi asiakkuussuhde päättyy, siltojen polttamista ei kannata koskaan harjoittaa, vaikka asiakkuussuhteessa olisi ollut kitkaa.

Loppusanat

Me olemme viimeisen 31 toimintavuoden aikana olleet mukana lukuisissa tilitoimiston vaihdoissa ja nähneet sekä helppoja että vaativia vaihtoprosesseja. Kaikesta on aina selvitty, mutta emme voi kehua tilitoimiston vaihtamista yleisesti helpoksi ja nopeaksi projektiksi. Parhaimmillaan tilitoimiston vaihtaminen vie kuukauden tai pari, mutta pahimmillaan selvitystyö voi kestää useita kuukausia.

Muista, että olet lain silmissä itse vastuussa oman yrityksesi kirjanpitovelvotteiden toteutumisesta, vaikka sinulla olisi tilitoimisto apunasi. Mitä enemmän jaksat myös itse olla kiinnostunut yrityksesi taloudesta, säännösten uudistumisista ja lukujen tulkitsemisesta, sitä antoisammaksi tilitoimistosuhteesi voi kehittyä.

Kirjanpitäjää ei suotta sanota yrittäjän kenties tärkeimmäksi kumppaniksi. Monen pidempään toimineen yrityksen taustalla voi olla vuosia tai vuosikymmeniä jatkunut tilitoimistosuhde. Suhdetta ei kannata lopettaa äkillisesti, vaikka uuden tilitoimiston myyntihenkilö saisi vaihdon kuulostamaan houkuttelevalta.

Jos lopputulemasi on se, että tilitoimisto on vaihdettava, autamme sinua mielellämme. Pyydä tarjous, niin katsotaan, olisiko Eliko sopiva uudeksi tilitoimistoksi. 

Elina Witt

Toimitusjohtaja, Senior partner, KLT

Mikäli haluat tietää lisää tai sinulla on juuri omaa tilannettasi koskien kysymys, niin olehan meihin yhteydessä! 

Soita Elinalle 0400 485 969
Laita sähköpostia elina.witt@eliko.fi

Sovitaan tapaaminen ja tule käymään tilitoimistoomme Helsingin Vallilaan!

Eliko Oy on Procountor- ja Fennoa-tilitoimisto.

Lue myös

Lyhyt oppimäärä: Yrityksen omavaraisuusaste

Omavaraisuusaste on kenties yleisimmin käytetty mittari, kun tarkoituksena on saada selville yrityksen vakavaraisuus ja tappionsietokyky. Omavaraisuusasteen taso ennustaa yrityksen mahdollista maksukyvyttömyyttä ja konkurssiriskiä, sillä omavaraisuusaste pohjautuu sekä rahoitusrakenteeseen, pitkän aikavälin kannattavuuteen ja on olennainen mittari pohdittaessa yrityksen lisärahoitusmahdollisuuksia.