Edustuskulu, neuvottelukulu vai markkinointikulu?

Otetaan alkuun muutama esimerkki;

Yrityksesi suurin yhteistyökumppani on saavuttanut merkittävän onnistumisen, ja järjestää sen vuoksi juhlatilaisuuden. Osallistut tilaisuuteen, ja viet yrityksen toimitusjohtajalle lahjaksi viinipullon.

Kasvava asiakasyrityksesi on menestynyt päättyvänä vuonna hienosti, ja kasvattanut liikevoittoaan runsaasti. Viet yritykselle onnittelulahjaksi juustokorin viinipullon kera.

Järjestät edellä mainitun yrityksen kanssa myöhemmin tapaamisen, jossa käytte syömässä ja juhlistamassa pienimuotoisesti saavutettua tulosta, ja samalla keskustelette yhteisistä tulevaisuuden suunnitelmistanne.

Nämä kaikki esimerkit istuvat kategoriaan edustusmenot. Laki määrittelee edustusmenot tarkalleen seuraavasti: Edustusmenoina pidetään sellaisia asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin elinkeinonharjoittajan elinkeinotoimintaan vaikuttaviin henkilöihin kohdistuvia vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja, joilla elinkeinonharjoittaja pyrkii uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten säilyttämiseen tai parantamiseen taikka muutoin toiminnan edistämiseen.

Edustusmeno on siis kulu, joka liittyy liiketoimintaan ja kohdistuu ulkopuoliseen tahoon. Edustusmenolla on aina jollain lailla tarkoitus edistää yrityksen omaa liiketoimintaa – edustusmeno voi siten olla esimerkiksi huomionosoitus, jolla pyritään solmimaan uusia liikesuhteita, tai vaikka esimerkiksi lahja, jolla pyritään ylläpitämään jo olemassa olevaa liikesuhdetta. Edustusmenoksi luetaan myös yrityksen harjoittama vieraanvaraisuus esimerkiksi yrityksen järjestämän lounastarjoilun taikka kokoustarjoilun merkeissä.

Edustusmenoja eivät kuitenkaan ole puolestaan yrityksen omaan henkilökuntaan kohdistuvat menot, kuten esimerkiksi merkkipäivä- tai palveluslahjat, taikka henkilökunnalle tarjotut matkat. Henkilökunnan menot sen sijaan ovat yritykselle kokonaan vähennyskelpoisia usein palkkamenoina taikka suoraan tulonhankkimiskuluina. Näin ollen myöskään yrityksen hallinnon kokouskuluja ei lueta edustusmenoihin.

Edustusmenot ovat elinkeinoverotuksessa 50 % vähennyskelpoista menoa. Kirjanpidossa kulun voi vähentää kokonaisuudessaan. Edustusmenoista ei kuitenkaan voida tehdä arvonlisäveron vähennystä.

Otetaan vielä tästä konkreettinen esimerkki: Yritys omistaa kauniin, vanhan veneen, jonka hankintameno aikoinaan on ollut 200 000 euroa. Venettä käytetään myös edustuskäytössä, 50 % veneen käytöstä. Loppuosan vene on muussa käytössä.

Veneen vuotuinen poisto on 20 000 euroa, josta yksityiskuluina vähennyskelvotonta tässä tapauksessa on 50 %, eli 10 000 euroa. Yrityksen edustusmenoiksi jää siten 10 000 euroa, josta vähennyskelpoista on puolet, eli 5000 euroa.